Renée Merkestijn

Aan het begin van het jaar richten we onze administratie vaak opnieuw in. Het gaat om de agenda, de mappen in onze PC, ons emailsysteem, onze Administratie/Ordners.  Even wat tips om 2025 goed voorbereid in te gaan.

Contactpersonen:

Werk je contactpersonen bij in je adressenboekje, emailsysteem, op PC en/of in je telefoon.

Agenda:

Noteer vaste afspraken in je agenda voor het hele jaar (in potlood kan handig zijn). Niet alleen voor werk, cursussen, etc. maar ook bijv. wanneer vuilnis wordt opgehaald.

Noteer belangrijke herinneringen zoals APK keuring, medische keuring, verlengdata paspoort, rijbewijs. Zet bijv. twee weken daarvoor dat je hiervoor moet bellen. Noteer data voor jaren erna achterin je agenda, zodat je deze volgend jaar niet weer hoeft op te zoeken.

Maak een lijstje van vaste maandtaken. Bijvoorbeeld back-up maken, je meterstanden noteren, je overzicht inkomsten/uitgaven bijwerken. Noteer dit als ‘Maandtaken doen’ op laatste dag van de maand om jezelf eraan te herinneren. Maak op je pc bestanden voor alles wat je maandelijks wilt bijhouden. Cijfermatige gegevens houd je het beste bij in Excel.

Maak achter in je agenda een lijstje met openingstijden van organisaties die je vaak bezoekt. Bijvoorbeeld je bibliotheek of de kringloop. Noteer tevens dingen die je wilt onthouden, zoals WIFI of bankrekeningnummer (niet je passwords!).

Email:

Per jaar hoef je eigenlijk maar drie mapjes aan te maken onder je Postvak In.

Actie (alles wat je nog moet doen of waar je nog antwoord op krijgen moet)

Prive 2025

Werk 2025

Als je niets meer hoeft te doen met een mail, verplaats je deze meteen van Postvak In/Uit naar Prive of Werk. Moet je nog iets ermee doen, bijv. een rekening betalen, of nog een reactie moet krijgen van iemand, dan breng je deze over van Postvak In naar Actie. Zodra iets is afgehandeld, verplaats je de mail van Actie naar Privé of Werk. Zo maak je een actielijstje en kan je niets vergeten en zo blijft Postvak In overzichtelijk.

Meer is niet nodig, vanwege de zoekfuncties. Als je in mapje privé 2025 zoekt, krijg je alleen die privé mails te zien. Als je vanuit Postvak In zoekt, krijg je mails uit al je mappen te zien die aan de zoekcriteria voldoen, inkomend én uitgaand.

Als extra tip. Als je een mail verzendt, zet dan het onderwerp duidelijk in de kop, want dat vergemakkelijkt het zoeken.

Papieren (ordners):

De meeste documenten kan je jaar na jaar in dezelfde ordner opbergen, met een onderverdeling met tabbladen. Aan het eind van het jaar kan je nota’s e.d. die je niet meer nodig denkt te hebben verwijderen. Handige mappen zijn bijvoorbeeld:

Vaste lasten (huur, gas en licht, water, internet/telefoon, e.d.)

Verzekeringen (huis, auto, zorg, e.d.), Pensioenen en lijfrentes.

Bank (inclusief afschriften)

Inkomsten/werk/bezit (inclusief contracten, eigendomsbewijs auto)

Privé uitgaven, deze sorteer je alfabetisch. Noteer de garantietermijn op nota’s, zodat je weet hoe lang je ze moet bewaren.

Je laat de contracten en eigendomsbewijzen e.d. er altijd inzitten.

PC bestanden

Zorg voor overzicht, door onder documenten maar twee of drie hoofdmappen aan te maken, bijvoorbeeld Werk en Privé en Jaarstukken.

Alles wat jaren geldig blijft of dingen die je jarenlang wilt blijven gebruiken breng je onder bij Werk of Privé. Denk aan contracten die voor jaren gelden, je meterstanden bijhouden in een Excel overzicht, een project dat langer dan een jaar gaat duren zoals bijvoorbeeld een boek schrijven.

Onder de map Jaarstukken geef je de verschillende jaren (2024, 2025, 2026) een eigen mapje. Dus bijvoorbeeld voor Nota’s (aanschaf, ziektekosten, etc.) en downloads van je Bankafschriften, want die gelden alleen voor dat jaar.

Als extra tip. Kijk of je indeling van je papieren ordners kan gebruiken.

Links/favorieten

Het is handig om je favorietenlijsten bij te werken in bijvoorbeeld Windows.

Er zijn ook speciale link-programma’s. Het programma Start.Me is daar een van. Je maakt bijvoorbeeld het kopje ‘Financiën’  of ‘Interesses’ aan en brengt daar alle links aan die je veel gebruikt. Bij het opstarten ervan, heb je een totaaloverzicht.